Uzaktan Çalışma (Remote Working) Rehberi ve Araçları
Alternatiften zorunluluğa dönüşen evden çalışma
Günümüzde şirket altyapılarının uzaktan çalışmaya olanak tanıyacak şekilde evrilmesi ve yüzde yüz olmasa da ofisten bağımsız bir düzen kurulmasına izin vermesi son yıllarda daha çok karşılaşılan bir durum olmaya başladı. Her alanda olduğu gibi giderek dijitalleşen çalışma hayatı için de geliştirilen çözümler, ofis içi iletişim, iş takibi, dokümantasyon ve operasyon gibi başlıklar dahilinde bir adım daha öteye geçerek bugün ekiplerin aynı mekanda bulunmadan çalışmasına olanak veriyor.
Kimi global şirketlerde tamamen benimsendiğini gördüğümüz uzaktan çalışma, Türkiye’de daha çok haftanın veya ayın belirli günleri evden çalışmaya izin verme şeklinde uygulanıyordu; ta ki Koronavirüs salgını ortaya çıkana kadar. Bu dönemde virüse karşı alınabilecek en etkili ve en kolay yöntem olan sosyal izolasyon kapsamında ofis çalışanları bilgisayarlarını alarak işlerini evden yürütmeye başladı. Yaptıkları iş kapsamında hala işe gitmek durumunda olanlar ya da haftanın yalnızca belirli günleri evden çalışanlar da bulunmakla birlikte farklı sektör ve departmanlarda görülen bu yer değiştirme hızlı bir adaptasyon sürecini de beraberinde getirdi – ya da zorunlu kıldı.
Türkiye’de evden çalışma istatistikleri
Avrupa İstatistik Ofisi (Eurosat)’nin araştırmasına göre 2019 yılında Türkiye’de evden çalışanların oranı %2,1 iken, 2018 verilerine göre çalışanların %73’ü evden çalışmak istiyordu. İş ve sosyal yaşantıyı dengeleme anlamında çalışanlar tarafından oldukça değerli görülen bu çalışma şeklinin bugün bir zorunluluğa dönüşmesi ise etkilerini daha uzun vadede göreceğimiz bir döneme işaret ediyor. İçinde bulunduğumuz süreç; ‘evden çıkmama’ şartı ve salgının neden olduğu psikolojik yükle birlikte şu an bir belirsizlik yaratsa da şirketlerin bundan sonra atacağı adımları etkileyeceğini söylemek mümkün.
Sonuçları Nisan ayında açıklanan, 1.346 beyaz yakalı çalışan ve 570 İşveren/İK yetkilisinin katıldığı bir araştırmaya göre; şirketlerin %70’inin altyapısının salgın öncesinde de uzaktan çalışma sistemine uygun olmasına rağmen, sadece %24’ünün bu modeli salgından önce uygulamış olduğu ortaya çıktı.
Uzaktan çalışma döneminde iletişim ve verimlilik
Evden çalışma düzeninin sağladığı avantajlar ve dezavantajlar konusundaki tartışmalar günün sonunda çalışanların ve bununla doğrudan bağlantılı olarak şirketlerin verimliliği üzerinde yoğunlaşıyor. Verimlilik ise aslında tek bir başlık üzerinden ele alınabilecek bir konu değil. Hala aynı mekanda bulunuyormuşçasına ekip içinde ve ekipler arası iletişim kurabiliyor olmak, aslında ofiste dikkati dağıtarak odaklanmayı zorlaştıran koşullar ortadan kalkarken evde yenileriyle başa çıkmak ve zamanı yönetmek için kendini disipline edebilmenin yanı sıra; sosyalleşme ihtiyacı, çalışma ile dinlenme saatlerini ayırabilme gibi fiziksel ve zihinsel sağlığı belirleyen etkenler de mutluluğu, dolayısıyla verimliliği değiştiren başlıklar arasında yer alıyor.
Bu noktada bazı şirketlerin halihazırda kullandığı online teknolojiler bugün evden iş yönetimi bağlamında birincil araçlar haline gelmiş durumda. Günlük olarak zaten faydalandığımız ve farklı kitleler tarafından iyi bilinen hizmetlerin yanında Zeo olarak bizim de süreçlerimizi ekibimiz adına her anlamda faydalı hale getirmek üzere yeni araçlar keşfettiğimiz bir dönem oluyor.
Anket sonuçları
Konuya duyduğumuz merakla birlikte, diğer şirketlerin hangi araçları kullandığına dair fikir edinebilmek için Twitter ve LinkedIn üzerinden üç farklı başlıkta anket düzenledik. ‘Ekip içi iletişim için hangi aracı kullanıyorsunuz?’ sorusuna aldığımız cevaplarda günlük hayatımızın ayrılmaz bir parçası olan %31’lik oyla ile ilk sıraya yerleşen Whatsapp’ı %26,2 ile Slack ve %11,9 ile Discord takip etti. Mattermost, Microsoft Teams ve Google Hangout da sayılan diğer uygulamalar arasında yer aldı. ‘Video konferans görüşmeleriniz için hangi aracı kullanıyorsunuz?’ cevaplarında ise son dönemde 200 milyon kullanıcıya ulaşan ve güvenlik açıkları konusunda oldukça tartışılan Zoom %55,8 ile zirveye yerleşti. Skype oyların %21,1’ini alırken, Google Hangouts %15,8 ve Cisco Webex %7,4 oranlarına sahip oldu.
Anlık iletişimde karşılaştığımız Discord ve Google Meets’in yanında Whereby, Jitsi ve ClickMeet gibi alternatiflerin de kullanıldığını gördük. Verimlilik konusunda oldukça etkili olan time tracking araçlarına yönelik sorumuzda ise %60’lık bir oranla Time Doctor’un baskın olduğunu gözlemledik. Toggl oyların %13,3’ünü, Bitrix24 %6,7’sini, Diğer seçeneği ise %20’sini aldı. Kullanılan araçlar konusunda daha detaylı bilgi sahibi olmak ve alternatifleri öğrenmek üzere araştırmamızı genişleterek aşağıdaki listeleri hazırladık. Her aracın aslında evden çalışmayı destekleyen birçok farklı özelliği barındırdığını ve aslında bir seçki olan listelerin tabii ki eklemelere açık olduğunu da belirtmek isterim.
Ekip İçi İletişim Araçları
Slack
Ekip içi haberleşme için en çok tercih edilen uygulamalardan biri olan Slack, departman ve projeler özelinde farklı başlıklar altında açılabilen kanallardan oluşan strüktürüyle hem kalabalık ekipler hem de bireysel konuşmalar için oldukça basit bir sistem sunuyor. Üst üste biriken e-maillerin yarattığı psikolojik yükü daha organize olmuş bir ara yüzde ortadan kaldıran uygulama, hangi konuların acil hangi konuların bekleyebilir olduğunu daha rahat analiz etmenize izin verirken proje başlıkları içinde aradığınız dosyayı ya da konuşmayı da kolaylıkla bulmanızı sağlıyor. PRO plan dahilinde sunulan Slack’s Team Time Zone eklentisi sayesinde ise farklı zaman dilimlerinde çalışanların birbirinin aktif saatlerini görerek organize olmasına izin veriyor. Google Calendar’dan Zoom’a birçok uygulamayla entegre çalışarak farklı araçları ortak bir yerden kontrol etmeyi kolaylaştırıyor. Ücretsiz sürümü bulunuyor.
Discord
Aslında bilgisayar oyunu tutkunlarının yani ‘gamer’ların kullanması için geliştirilen Discord, kalabalık grupların kullanımı için öne çıkan özellikler taşıyor. Sesli arama, görüntülü konuşma ve yazışma seçenekleri sunan uygulama özellikle çalışırken sürekli konuşma ihtiyacı duyan ekipler için etkin bir çözüm sağlıyor. Yeni bir kanal açarak ya da var olan bir kanala dahil olarak kullanılabilen Discord, birçok platform ve işletim sistemiyle birlikte masaüstü uygulaması ya da web üzerinden çalıştırılabiliyor. Bağlantı hızı ve kalitesinin yanı sıra bilgisayarı zorlamadan ekran paylaşımı yapılabilmesi nedeniyle de tercih ediliyor. Ücretsiz sürümü bulunuyor.
Mattermost
SaaS mesajlaşma uygulamalarına alternatif olarak geliştirilen ve açık kaynak kodlu bir çevrimiçi sohbet uygulaması olan Mattermost, kendi sunucunuza kurabilmeniz sayesinde gizlilik ve güvenlik açısından diğer uygulamalardan ayrılan bir konuma sahip. Hem bireysel hem de grup konuşmaları açarak kişiselleştirme konusunda esneklik sunan uygulama görüntülü konuşma, ekran paylaşımı, takvim gibi üçüncü parti uygulamalar ile entegre edilebiliyor. Tüm konuşma arşivini saklayarak içinde arama yapmaya izin veren Mattermost, veri güvenliğine önem veren küçük ve orta ölçekli şirketler ile hükümet denetimi altındaki endüstrilerin kullanabileceği iki farklı paket sunuyor.
Microsoft Teams
Windows kullanıcıları için Office 365’in içinde sunulan ekip çalışması merkezi Teams, anlık sohbet ve görüntülü konuşma özelliklerinin yanında Word belgelerine, PowerPoint ve Excel dosyalarına gerçek zamanlı olarak erişmeye, paylaşmaya ve düzenlemeye olanak tanıyor. Ücretsiz sürümde Teams ile sınırsız konuşma, grup konuşmaları ve birebir sesli ya da görüntülü arama yapılabiliyor. Ayrıca ekip için 10 GB ve 2 GB kişisel bellek alanı sunuluyor. Koronavirüs salgını karşısında evlerinden çalışmak durumunda kalanlar için harekete geçen Microsoft, Office 365 E1 versiyonunu Teams ile birlikte Mart ayında 6 aylık ücretsiz erişime açmış bulunuyor.
Twist
Twist, diğer anlık mesajlaşma uygulamalarının ne kadar dikkat dağıtıcı ve kalabalık konuşmaları takip etmenin ne kadar yorucu olduğu düşüncesiyle ekip içinde daha iyi organize edilmiş, sağlıklı bir iletişim sağlamak amacıyla geliştirilmiş. Ekip ve projeler doğrultusunda oluşturulabilen farklı kanallar ve kanallar içinde başlatılabilen mesajlaşmalarla odağı belli konuşmalar oluşturmayı sağlayan uygulama; bilginin daha düzenli arşivlenmesiyle, (Premium pakette) tüm dokümanlara ya da yıllar önce alınan kararlara ulaşmayı oldukça kolaylaştırıyor. İş takibini daha az yorucu hale getirirken, ekip üyelerinin yaptıkları işe yoğunlaşmasına izin veriyor. Ücretsiz versiyonda sınırsız katılımcı seçeneği sunarken arşiv takibi son bir ay ile sınırlanıyor.
Ryver
Mesajlaşma, sesli ve görüntülü arama ve görev yönetimi gibi pek çok özellik sunan Ryver, aslında ihtiyaç duyulan pek çok hizmeti tek bir platformda topluyor ve farklı cihazlar üzerinden ulaşılabilir kılıyor. Asana, Mailchimp, Google Mail, Evernote, Box ve Dropbox gibi farklı uygulamalarla entegrasyon sağlayan platform 14 günlük deneme süresi seçeneği sunuyor.
Glip
Uzaktan çalışan ekipler için daha iyi ve daha hızlı bir iletişim sağlamak için geliştirilen Glip, mesajlaşma, dosya paylaşımı ve görev yönetimi gibi özellikleriyle öne çıkıyor. Asana, Confluence, Dropbox, Evernote gibi birçok farklı uygulamayla entegrasyon sağlayan Glip, ücretsiz sürümüyle iyi bir alternatif oluşturuyor. Ücretsiz ve aylık kişi başı ücrete tabi iki farklı kullanımdaki fark ise görüntülü konuşma süresi için belirlenen toplam süre oluyor. Ücretsiz sürümde herkes için toplam 500 dakika limiti varken, ücretli versiyonda bu rakam kişi başı aylık 1000 dakikaya çıkıyor.
Fleep
Fleep, anında mesajlaşma özelliğinin yanı sıra farklı ekipler ve projeler doğrultusunda kontrollü ve etkili bir çözüm sunuyor. İletişimi temel olarak yazılı yürütmek üzere geliştirilen uygulama, sesli ve görüntülü konuşma ihtiyacını Whereby entegrasyonu ile çözüyor. Açık ağ özelliği sayesinde konuşmalara firma dışından kişilerin eklenmesi de mümkün oluyor. Görev oluşturma, dosya paylaşımı ve önemli mesajları iğneleme özelliği de sağlarken, sınırlı özelliklerin açık olduğu ücretsiz versiyonu bulunuyor.
Flock
Mesajlaşmadan daha fazlası diyerek kendini anlatmayı tercih eden Flock birebir ve grup konuşmalarının yanı sıra sesli ve görüntülü konuşma, dosya ve ekran paylaşımı da sağlıyor. Ne zaman ya da kim tarafından iletilirse iletilsin aradığınız dosyayı, linki ya da mesajı bulmayı sağlayan arama seçeneği sunan uygulama, ekip üyelerine görev atamayı da mümkün kılıyor. Aynı zamanda anketler düzenlenebiliyor, hatırlatıcı kurulabiliyor ve notlar paylaşılabiliyor. Ücretli paketleri bulunan uygulamanın Pro versiyonu 30 gün ücretsiz denenebiliyor.
Chanty
Yapay zeka ile çalışan ekip içi iletişim aracı Chanty, şeffaf ve erişilebilir bir sistem sunmayı amaçlıyor. Yapay zeka mesajın kaç cevap alabileceğini tahmin edebiliyor ve mesajlaşmaya ayrılan süreyi optimize etmek hedefleniyor. Farklı uygulamalarla entegrasyon sağlayan Chanty, sesli ve görüntülü konuşmanın yanında limitsiz mesaj geçmişi tutuyor. Slack ve Flock gibi uygulamalardan önceki verileri çekerek Chanty’e aktarmanıza olanak tanıyan sisteme sahip platformun ücretsiz versiyonu maksimum 10 kişiye kadar kullanmak mümkün.
Spike
Mesajlaşma, görüntülü konuşma gibi hizmetler sunan Spike bireysel ya da küçük ekiplerin kullanabileceği ücretsiz versiyonla uzaktan çalışmayı kolaylaştırıyor. Aslında emailleşmeyi daha zahmetsiz bir hale getirmeye odaklanan platform, iş ve kişisel email hesaplarını tek bir yerde toplayabilirken, en çok etkileşim kurduğunuz kişilerle göre gelen kutusunu düzenliyor. Daha önemsiz mailler ise başka bir gelen kutusunda toplanıyor.
Video Konferans Araçları
Zoom
Bu dönemin en çok kullanılan video konferans araçlarından biri olan Zoom ücretsiz versiyonu ve kolay kullanımı ile öne çıkıyor. Hesabınızı kolaylıkla açarak anında görüşme başlatabildiğiniz platformda görüşme ID’si ya da link üzerinden katılımcılar davet edilebiliyor. Kalabalık ekip görüşmeleri ya da online etkinlikler için ücretsiz sürümde dahi 100 kişiye varan bir katılımcı kapasitesine izin verirken, bu görüşmeler için 40 dakikalık bir zaman sınırı bulunuyor.
Skype
VoIP teknolojisini kullanan Skype, internet üzerinden görüntülü konuşma, telefon konuşması ve mesajlaşma olanağı sunuyor. Tüm platformlarda çalışan Skype, bireysel kullanımda sağladığı avantajları grup görüşmeleri için de sunarak günümüzün aktif olarak kullanılan araçları arasında yer alıyor. Sesli ve video konferanslarda 50 kişi limiti bulunurken, çağrıları kaydetmeye de olanak tanıyor.
Google Hangouts
Google’ın ücretsiz anında mesajlaşma ve görüntülü görüşme platformu olan Google Hangouts, birebir ya da grup görüşmeleri için sıklıkla kullanılan araçlardan bir tanesi. Koronavirüs salgınında ihtiyaca yönelik çözümler sunmak isteyen Google, ücretsiz Hangout’un grup görüşmeleri için desteklediği 10 kişilik kapasiteyi 25’e çıkardı. Kurumlara yönelik sunulan ve Premium özelliklere sahip Google Hangouts Meet’in ise 1 Temmuz’a kadar ücretsiz olacağı açıklandı. Premium versiyon 250 kişilik toplantı ve 100 bin kişiye kadar canlı yayın özelliği sunuyor. Kullanıcılar ayrıca yaptıkları toplantılar ve canlı yayınları Google Drive hesaplarında saklayabiliyor.
Cisco Webex
Video konferansları için tercih edilen başlıca uygulamalardan biri olan Cisco Webex, toplantılar, arama ve video konuşmalar için güvenli bir seçenek sunuyor. Yapay zekadan destek alan platform sesli komutları kullanarak size not alma, vurgulama, takip gibi konularda yardımcı olurken, toplantıyı kaydetme, anında metne dönüştürme ve altyazı olanağı da sağlıyor. Ücretsiz olarak kullanılabilen uygulama 100 kişiye kadar kullancıya izin veriyor.
Google Duo
Google tarafından geliştirilen görüntülü konuşma uygulaması Duo, görüşme kalitesiyle oldukça son zamanlarda oldukça olumlu yorumlar alıyor. Uluslararası aramalar da dahil olmak üzere tüm aramalar, internet (mobil veri planınız veya kablosuz bağlantı) kullanılarak yapılıyor. Koronavirüs döneminde talebin artmasıyla görüntüsü kalitesini iyileştiren Google aynı zamanda artık video mesajların da kaydedilmesine izin veriyor. Google grup konuşmalarında ise kişi limiti 12 kişiye çıkarıldı.
Whereby
Browser üzerinden çalışan Whereby, herhangi bir araç indirmeden ve ziyaretçi olarak giriş yapmak zorunda kalmadan tek bir tuşla görüntülü konuşmaya katılmaya olanak tanıyor. Ücretsiz versiyonu olması da bugünlerde daha çok tercih edilmeye başlamasının ana sebeplerinden biri. Ücretsiz kullanımda tek kullanıcı tek bir konuşma odası açabiliyor, 4 kişiye kadar bağlantı kurulabiliyor. Ekran paylaşımı mümkün ve Youtube entegrasyonuyla odadaki herkesin video izlemesi sağlanabiliyor.
Jitsi
%100 açık kaynaklı bir platform olan Jitsi, oldukça kolay bir kullanıma sahip. Kayıt olmadan web sitesine giderek anında görüntülü konuşmaya başlatmaya izin veriyor ve ücretsiz olarak kullanılabiliyor. Uçtan uca şifrelemeyle güvenli bir kullanım sunan platform, 2020 yılında aylık 10 milyon kullanıcıyı geçmiş bulunuyor. Aynı zamanda Jitsi Meet uygulamasını indirmek ya da meet.jit.si’i websitenize embed ederek kullanmak da mümkün.
Join.me
Web tabanlı bir video konferans platformu olan Join.me, hedefe yönelik bir çözüm sunuyor. Görüşmeler sırasında dosya paylaşımına izin veren uygulamada, görüşme linkini ve arka planları kişiselleştirmek de mümkün. Ücretli versiyonları bulunan Join.me’yi merak edenler deneme sürümü ile başlayabilir. Ücretsiz versiyonu ile 10 kişiye kadar grup konuşması açmayı destekliyor
GoToMeeting
Firmaların online görüşme ve video konferans ihtiyacına etkili bir çözüm sunan GoToMeeting, aynı zamanda mesajlaşma, grup konuşmaları, kayıt alma ve ekran paylaşma gibi özellikleriyle de öne çıkıyor. Ücretli olan platform, kredi kartı bilgisi girmeden 14 gün boyunca ücretsiz denenebiliyor. Deneme süresinde 250 katılımcıya kadar görüşme yapmak da mümkün.
Zaman Yönetimi Araçları
Time Doctor
Gün içinde yaptığınız işlere ne kadar zaman ayırdığınızı takip etmek üzere yararlı araçlardan biri olan Time Doctor masaüstü ve mobil versiyonlarının yanı sıra Chrome eklentisi ile de kullanılabiliyor. Daha verimli çalışmak ve zaman kaybını önlemek için yardımcı olan platform hem iş verenler hem de çalışanlar için uzaktan görev ve zaman yönetimi süreçlerini iyileştirmeye yardımcı oluyor. Ücretli olan uygulamanın 14 gün ücretsiz deneme süresi bulunuyor.
Toggl
5 kişilik ekiplere kadar ücretsiz bir versiyonu bulunan Toggl, özellikle kişisel kullanımlar için verimliliği artırmaya yardımcı oluyor. Görevi başlatmayı ya da durdurmayı unutanlar için zamanı takip den Toggl, 100’den fazla uygulamayla entegre edilebiliyor.
Bitrix24
Farklı sektörlerin ihtiyaçlarına yönelik çok yönlü çözümler sunan Bitrix24; ekip içi iletişim, görev planlama, belge yönetimi, İK yönetiminin yanı sıra çalışma süresi takibi için de oldukça tercih ediliyor. Şirketler için kendi sunucunuzda çalıştırılabilen versiyonu bulunan Bitrix24 Android, iOS, Mac ve PC için ücretsiz mobil ve masaüstü uygulamaları ile birlikte geliyor. Başlangıç paketi ücretsiz kullanılabiliyor.
Timely
İşlere ayırdığınız zamanı ölçebilmenin yanı sıra görev planlamaya da izin veren Timely, saatlik çalışanların ücretlerini de takip edebilmelerini sağlıyor. Todoist, Asana ve Trello gibi uygulamalarla entegre edilebilen platformun 30 günlük deneme süresi bulunuyor.
Everhour
Web tabanlı bir hizmet sunan Everhour Asana, Trello, Basecamp, Jira ve ClickUp gibi görev yönetimi sağlayan uygulamalarla birlikte çalıştırılabiliyor. Görevlere ayrılan sürelerle birlikte ücretlendirme takibi için de tercih ediliyor. Maksimum 5 kişiye kadar kullanılabilen ücretsiz versiyonu bulunuyor.
Proje Yönetimi Araçları
Asana
Ekiplerin çalıştıkları projeleri yönetmek için sıklıkla tercih edilen araçlardan biri olan Asana, Gantt şeması üzerinde yapılan planlamayla her bir çalışanın iş yükünü ve projelerdeki aşamaları takip etmeyi ve bir portfolyo oluşturulmasını sağlıyor. Adobe Creative Cloud, Slack, Microsoft Office 365, Gmail gibi birçok araç ve online hizmetle entegre edilebilen platform organize olmak 15 kişiye kadar kullanılabilen ücretsiz sürüme sahip.
Basecamp
Ekiplerin uzaktan ama organize bir şekilde birlikte çalışabilmeleri kapsamlı bir hizmet paketi sunan Basecamp, mesajlaşma, yapılacaklar listesi, dosya depolama, gerçek zamanlı grup mesajlaşması gibi özellikleriyle öne çıkıyor. Kısıtlı kullanıcı ve proje sayısına sahip ücretsiz sürümü bulunan Basecamp’in Business modeli ise 30 gün ücretsiz deneme süresine sahip.
Clickup
Benzer birçok araçta sunulan hizmetleri ücretsiz olarak kullanmanızı sağlayan Clickup, bu paketiyle limitsiz görev takibi ve limitsiz kullanıcı için 100MB’lık bir depolama alanı veriyor.
Trello
Kanban sistemiyle çalışan Trello son yıllarda popülerleşen proje yönetimi araçları arasında yer alıyor. Projeler için oluşturulan panolardan yapılan iş takibiyle kolay bir kullanım ve süreç yönetimi sunan platform tamamen ücretsiz olan versiyonunda temel ihtiyaçlarınızı karşılarken, büyük firmalar ve geniş ekiplere göre değişebilecek ihtiyaçlara ücretli versiyonlarıyla gelişmiş çözümler sunuyor.
Todoist
Projeler oluşturmaya, notlar eklemeye, dosya yüklemeye, hatırlatmalar kurmaya yarayan Todoist, performans ölçmeyi ve görev takibi yapmayı kolaylaştırıyor. Esnek sistemiyle; özellikle bu konuda nereden başlayacaklarını bilmeyenler için günlük işlerden çalışma hayatına kadar geniş bir kapsamda kullanılabilecek iyi bir seçenek sunuyor. Ücretsiz sürümü bulunuyor.
Monday
Uzaktan çalışan ekiplerin projelerini yönetmesini ve zamanında teslim etmesini kolaylaştırmak için geliştirilen Monday, iş akışınıza yönelik kişiselleştirilebilir panolara sahip. Zoom ve Slack gibi iletişim araçlarından Facebook Ads yönetimine kadar pek çok farklı entegrasyona izin veren Monday, ücresiz deneme süresinden sonra kullanıcı sayısına göre bir ücretlendirme uyguluyor.
Wrike
Pazarlama, ürün geliştirme, yaratıcı ekipler gibi farklı ekip türlerine göre iş yükü odağında proje ve kaynak yönetimi sağlayan Wrike, etkin çözümlere giden süreçleri hızlandırmayı amaçlıyor. Covid-19 döneminde yol haritası çizmeyi kolaylaştıran bir versiyonda piyasaya sunan platformun ücretsiz sürümü bulunuyor. Ayrıca 25 kişiye kadar kullanım sağlayan Professional sürümü de şu an 6 aylık ücretsiz kullanıma açılmış durumda.
Jira
Yazılım geliştiren ekipleri hedefleyen Jira, planlama, iş takibi ve projenin her aşamasında rapor alma gibi özellikleriyle öne çıkıyor. 3000’den fazla uygulamayla entegre olabiliyor. 10 kişiye kadar olan ekipler için ücretsiz sürümü bulunuyor.
Görsel İş Birliği Araçları
MindManager
Sanal bir beyaz tahta gibi çalışan MindManager, üzerine konuşulan, maillerde biriken fikirleri ve bilgiyi hızlı bir şekilde takip etmeyi, konseptler ve projeler özelinde içeriklere dönüştürmeyi ve organize etmeyi sağlıyor. Başlıkların yerini değiştirebileceğiniz, aralarında bağlantılar çizebileceğiniz, notlar bırakabileceğiniz yapısıyla okunurluğu kolay haritalar oluşturulabiliyor. Aynı ekran üzerinde hem büyük resmi detayları gösteren hem de detayları içeren yapıya sahip platformun 30 günlük deneme süresi bulunuyor.
Miro
Hazır şablonları ya da doğrudan beyaz sayfayı kullanabileceğiniz Miro, sınırsız bir alan sunarak ekiplerin fikirlerini bir araya getirmesini ve beyin fırtınası yapabilmesini sağlıyor. Yaratıcılığı serbest bırakan platform, eş zamanlı ya da değil etkileşimi yüksek bir çalışma şekline izin veriyor. Elinizdeki tüm veri ve fikirleri istediğiniz kadar genişleyen sayfalarda görebildiğiniz platformda, email ya da Slack üzerinden davet edeceğiniz kişilere de editleyebilme ya da sadece görüntüleme izni vererek süreçleri paylaşmak mümkün. Kısıtlı özelliklere sahip ücretsiz paketini denemek mümkün.
Mural
Görsel bir çalışma alanı sunan Mural, tasarım odaklı düşünceyi destekleyerek ekiplere yaratıcı yollardan çözüm üretmeye davet ediyor. Aklınıza gelen fikirleri yapışkan notlar şeklinde ekleyerek listeler, diyagramlar ya da akış şemaları şeklinde organize edebildiğiniz Mural ile düzenleyeceğiniz toplantılar ya da workshoplar daha verimli hale geliyor. Çalışma alanlarınız için farklı ekipler atayabileceğiniz ve izin seviyelerini belirleyebileceğimiz platformu 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Whiteboard Fox
Ücretsiz bir uygulama olan Whiteboard Fox; bu kullanıma arada bir ihtiyacı olan ekipler için beklentiyi karşılayan çözümler arasında yer alıyor. Elle şekil çizme, çizgi çekme, fotoğraf ekleyebilme gibi temel özellikleri barındıran online platform, panonuzu başkalarıyla paylaşmanıza ve onların izinlerini düzenlemenize olanak tanıyor. Kayıt olmadan kullanabildiğiniz Whiteboard Fox’ta çalışmanızı çıkış yapmadan önce resim olarak dışarıya aktarmanız gerekiyor.
Explain Everything
Çalışma alanınızda çizim yapabildiğiniz, yazılar yazabildiğiniz uygulama, çalıştığınız süre boyunca video kaydı almanızı da sağlamasıyla öne çıkıyor. Ekibinizle birlikte çalışabileceğiniz ve canlı olarak konuşabileceğiniz Explain Everything’de videonuzu ise MP4 olarak indirebilir ya da paylaşım linki oluşturabilirsiniz. Üç proje limiti olan ücretsiz bir sürümü bulunuyor.
InVisionFreehand
Tasarımcıların Sketch ve Photoshop dosyalarını senkronize ederek eş zamanlı geri bildirim almalarını sağlayan InVisionFreehand’de grup çalışmasına izin verirken maalesef bir mesajlaşma aracı bulunmuyor. Dolayısıyla birlikte çalışanlar yalnızca sayfaya ekledikleri yorumlarla haberleşiyor. Tek prototipe izin veren ücretsiz sürümü bulunuyor.
Limnu
Dijital beyaz tahta hizmetlerinden bir diğer olan Limnu, sunumları ve toplantıları için fiziksel tahta kullanmaya alışmış olanlara olabildiğince gerçekçi bir deneyim sunuyor. Uygulamada ekip buluşmaları için video konferans özelliği de bulunuyor.
Bonus: Sosyal İzolasyon Döneminde Ekip Ruhunu Güçlendiren Araçlar
Donut
Ekip arkadaşlarının her zamankinden daha fazla iletişim kurmaya ihtiyaç duyduğu bugünlerde Donut uygulaması eğlenceli konseptiyle öne çıkıyor. İletişimi ve iş birliğini güçlendirmek için farklı ekip ya da lokasyonlarda çalışanları online kahve ya da yemek aralarında bir araya getiriyor. Slack ile entegre çalışan Donut ücretsiz sürümünde, tek bir kanalda 24 kişiye kadar kullanıcı ağırlanabiliyor.
Bonusly
Online bir ödül platformu olan Bonusly, ekip içindeki takdir kültürünü ve iletişimi güçlendirmek için etkili araçlardan bir tanesi. Kullanıcıların kişisel olarak teşekkür mesajı yazarak aylık olarak atanan bonus limitinden harcadığı sistemde, toplanan bonuslar ise partner markalardan sağlanan hediye çeklerinden bağışlara kadar çeşitlenebiliyor. Şirketlerin ekiplerindeki takdir trendlerini de analiz etmelerine olanak tanıyor.
Bu içerik, Zeo'nun Marketing Executive pozisyonunda görev alan Deniz Çınar tarafından oluşturulmuştur.
