Email Pazarlama Otomasyon Sistemini Değiştirme: Dikkat Etmeniz Gerekenler

E-posta pazarlama otomasyonunuzu değiştirirken birçok sorunla karşılabilirsiniz, çünkü kullandığınız sistem ile geçiş yapacağınız sistem arasında büyük ihtimalle bazı farklılıklar olacaktır. Karşılaştığınız bu problemler göz korkutucu ve bunaltıcı bir süreç gibi hissettirebilir. Ancak, bu geçişler her zaman böyle olmaz. Aşağıda yeni email pazarlama otomasyonuna sorunsuz bir geçiş sağlamanız için dikkat etmeniz gereken bazı önemli başlıkları sizin için derledim.

Taşınacak Datanın Belirlenmesi

Email pazarlama sisteminizi değiştirirken taşımanız gereken çeşitli datanız, klasörleriniz, şablonlarınız ve e-postalarınız olacaktır. Geçiş sürecinizi kolaylaştırmak için görselleriniz, açılış sayfaları ve formlardan e-posta şablonlarınıza ve segmentasyon listelerinize kadar her şeyi belirlemeniz gerekir. Mevcut sisteminizi kullanan farklı departmanlar (satış ekibi, yazılım ekibi vb) ile, hangi ögelerin taşınması gerektiğini, yeni sistemde bu ögelerin adlandırma kurallarının belirlenmesi ve yeni oluşturulacak klasör yapısı konusunda anlaşılması gerekir.

İçerikler ve Şablonlar

Mevcut email taslaklarınızı taşımak istiyorsanız, bu taslakların geçiş yapacağınız otomasyon sistemindeki düzenleme sayfasında çalıştığından emin olmanız gerekmektedir. Örneğin kişiselleştirme yaptığınız e-posta taslaklarınız var ise bu konuya ekstra özen göstermeniz gerekmektedir. Yeni geçtiğiniz e-posta otomasyon sisteminde bu özellik yok veya tekrardan düzenlenmesi gerekiyorsa, göndermiş olduğunuz e-postalar ‘’Merhaba Ahmet’’ yerine ‘’Merhaba <ad>" olarak gönderilebilir veya yüklemiş olduğunuz görsel içeriklerin türü desteklenmiyorsa e-postalarınız bozuk gönderilebilir ve bu da e-postalarınızın spam dosyalarına düşmesine sebep olabilir.

E-posta Listelerini Taşıma

Listelerinizi güncel ve temiz tutmak bazen zaman alıcı olabilir ve her zaman öncelik veremeyebilirsiniz. Sistem değişikliği listeleriniz ile beyaz bir sayfa açmanın tam fırsatı olabilir. Bu geçişte etkin olmayan kişi verilerini veya kullanılmayan görselleri, mailleri vb. verileri temizleyebilirsiniz. Örneğin Mailchimp platformu emaillerinizi dışarıya aktarırken sizi takip etmeyen kişilerinizi ayrı bir liste halinde sunuyor ve sizi takip etmeyen bir datayı yeni bir platforma taşımanıza gerek kalmıyor. Bu temizliği yaparken datanızdaki kişiler halihazırda yürümekte olan otomatik iş akışlarının bir parçası olabilir ve bunlar yürütmüş olduğunuz kampanyaları olumsuz şekilde etkileyebilir. Verilerinizi güncel ve temiz tutarken hangi metrikleri incelemeniz gerektiğini Email Analizi: Takip Edilmesi Gereken 6 Email Pazarlama Metriği adlı blog yazımızda okuyabilirsiniz.

Elinizde tuttuğunuz veriler muhtemelen ad, soyad ve e-posta adreslerinden fazla olacaktır. Geçiş yaptığınız otomasyon sisteminde hangi verileri kullanıp hangilerini kullanamayacağınızı önceden kontrol etmenizde büyük fayda olacaktır. Örneğin Hubspot.com bu konuda size yardımcı olacak videoların ve örnek taslakların olduğu bir akademi hizmeti sunmaktadır.

Raporlar ve Analizler

Güncel olarak email kampanyaları oluştururken kontrol ettiğiniz raporlarınızı ve analizlerinizi kullanmış olduğunuz otomasyon sistemini kapatmadan önce indirmeyi ihmal etmeyin. İlerleyen dönemlerde bu rapor ve analizler kampanyalarınızı daha iyi şekillendirmenize yardımcı olacaktır. Rapor ve analizler için üçüncü parti bir yazılım kullanıyorsanız, geçiş yapacağınız e-posta pazarlama yazılımınız ile üçüncü parti yazılım arasındaki bağlantıyı düzgün bir şekilde kurduğunuzu kontrol edin. Eğer bu işlemler düzgün yapılmaz ise hem geçmiş verilerinizi kaybedebilir hem de yeni oluşturacağınız email kampanyalarının analizini yapmakta zorlanabilirsiniz.

Formlar ve Açılış Sayfaları

Web sitenizde kullandığınız formlar ve açılış sayfalarınız mevcut email otomasyon sisteminizdeki listelerle bağlantılı ise taşımayı yanlış yapmanız durumda bu listelerde yer alan verileri etkilenir. Yeni veri tabanınızın formlardaki alanlarla (ad, soyad, email, şirket adı vb.) eşleştiğinden emin olun, aksi taktirde bu veriler eşleşmez ve aktarımı yapılmaz. Abonelik kayıt formu, üyelik sayfası gibi listeleriniz ile bağlantılı ögeler e-posta ile olan etkileşimini bir tetikleyiciyle başlatır. Geçiş sürecinde yaşanabilecek kesintileri önlemek için e-postalarınızı tetikleyen veya bir süreç başlatan sayfaları veya kayıt formlarını belirleyip, yeni sisteminizde testlerinizi gerçekleştirmeyi unutmayın.

IP Tanımlama

Yeni email otomasyon sistemini kullanmaya başladığınızda ‘’gönderen’’ itibarınız olumsuz etkilenip spam veya önemsiz klasörlerine düşebilir. Geçiş sürecindeki bu durumu en hafif hasarla atlatmak için, ilk yapılması gereken işlem yeni geçiş yaptığınız sistemdeki domain adresinizin web sitenizde tanımlanmasıdır. Bu konuda yazılım ekibinden destek isteyebilirsiniz.

Sonrasında ise göndereceğiniz emailleri en ilgili kişilere göndermek doğru olacaktır. Çünkü açılma oranı ve tıklama oranı arttıkça gönderen adresinizin spam dosyasına düşme oranı düşecektir.

Otomasyonlar ve İş Akışları

Yeni üyelere hoşgeldin emaili, müşterilerinizin yıldönümünü kutlama emailleri gibi otomasyonunuzu tetikleyen iş akışlarını yeni sisteminize taşırken dikkate almanız gereken birçok nokta olacaktır. Otomasyon ve iş akışlarınızda yer alan aktif/statik listeler, kayıt formları ve açılış sayfaları gibi birçok ögenin ilişkilendirileceğini unutmayın.

Tetikleyicilerinizin nerede yer aldığını ve hangi verileri etkileneceğini belirlemek için acele etmeyin, bu ögeleri dikkatli bir şekilde listelemek işinizi kolaylaştıracaktır. Bu listeleme aynı zamanda iş akışlarında eğer varsa boşlukları tespit etmek için bir fırsat olacaktır.

Not

Email otomasyon sistem geçişi bir süreçtir, bunu asla unutmayın. Belli bir hazırlık, takım çalışması ve teknik destek gerektirecektir. Bu süreci başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için yeni sistemi kullanacak departmanlar ile birlikte çalışmalı ve her departman için kontrolleri sağlayacak birini belirlemeniz işinizi kolaylaştıracaktır.

Aynı zamanda bu geçişi sağlarken anlaşmış olduğunuz otomasyon sistemindeki yetkililer ile iletişime geçip soru sormaktan çekinmeyin. Şirketler karşılaşacağınız sorunlara destek olmaktan ve sizden geri bildirim almaktan memnuniyet duyacaklardır.